Algemeen : 02 December 2008 Digitaliseren papieren archief toegestaan
Gemeenten en andere lagere overheden zoals waterschappen, politiekorpsen mogen sinds kort hun papieren archieven onder voorwaarden vervangen door een digitaal archief. De opkomst bij een voorlichtingsdag van de provincie Noord-Holland op donderdag 20 november over digitale archieven was dan ook zeer groot.
De provincie moet op grond van de Archiefwet toestemming geven wanneer gemeenten en andere lagere overheden archieven gaan overzetten op een andere informatiedrager. Het gaat dan bijvoorbeeld om het overzetten van een papieren archief op microfilm waarna het origineel wordt vernietigd. Sinds 2000 mocht een papieren archief al worden vervangen door microfilm. Gemeenten en andere lagere overheden zoals waterschappen, politiekorpsen en gemeenschappelijke regelingen kunnen sinds juni 2008 bij de provincie eveneens een aanvraag indienen voor het vervangen van een papieren archief door een digitaal archief. Een groot aantal gemeenten is hier afgelopen donderdag over voorgelicht. Daarnaast hebben zij ervaringen uitgewisseld.
Tot voor kort gaf de provincie Noord-Holland geen toestemming voor het vernietigen van papieren archieven omdat het niet duidelijk was dat de langdurige bewaring van digitaal archieven was verzekerd. De laatste jaren is er internationaal meer ervaring gekomen met het duurzaam digitaal bewaren van archieven. Hiervoor zijn goede normen ontwikkeld. De provincie kan aan de hand van deze normen toetsen of de opslag duurzaam is.
Veel gemeenten en lagere overheden zijn bezig met de overgang naar digitale werkprocessen. Het is dan beter om informatie alleen goed digitaal te bewaren dan zowel een digitaal als een papierarchief op te slaan. De ervaring is dat dan vaak geen van beide archieven compleet en betrouwbaar is.
Middeleeuwse oorkonden of stukken met historische waarde moeten natuurlijk wel als origineel worden behouden. Vanwege het historisch belang geldt dat bijvoorbeeld ook voor de brieven die na de moord op Theo van Gogh op straat zijn gelegd. De provincie Noord-Holland heeft precies omschreven welke archieven wel en welke niet vervangen mogen worden. Ook zijn er duidelijke regels voor het nauwkeurig omzetten van archieven naar een digitale vorm of naar een microfilm.
Meer informatie vindt u op de website van de provincie Noord-Holland (www.noord-holland.nl), onder Archieven. (Bron: prov. nh)
Overig nieuws van vandaag
- Opening Agriport A7 druk bezocht
- Dag van LTO Noord Noord-Holland in Amsterdam op 12 december 2008
- Afrasteringen bij Hondsbossche Zeewering zijn weggehaald
- NoordWest8 dringt aan op versnelling van investeringen door provincie
- Digitaliseren papieren archief toegestaan
- Nieuwe editie HSV Nieuws
- Gemeente test doorgang wegen Den Hoorn
- Michélin-ster voor Bij Jef
